Étudiants en situation de handicap

Le passage du Cégep à l’université est un processus qui commence bien avant la première journée du trimestre. Pour bien planifier votre rentrée, des services de nature variée peuvent vous accompagner dans vos démarches visant à intégrer le milieu universitaire.

Services adaptés

En contexte universitaire, les services adaptés ne sont pas désignés sous la même appellation et les mots « situation de handicap » sont la plupart du temps utilisés pour les identifier. Malgré ce changement dans les termes employés, le soutien offert assume les mêmes responsabilités auprès de la population étudiante concernée. Toutefois, une nouvelle démarche est obligatoire lorsqu’on  intègre un autre établissement d’enseignement. L’organisation des services diffère d’un endroit à l’autre, et même si les limitations fonctionnelles avec lesquelles vous vivez demeurent les mêmes, leurs impacts varient en fonction du contexte dans lequel vous évoluez. Pour cette raison, la rencontre d’évaluation de vos besoins avec la personne conseillère constitue la première étape à réaliser si vous souhaitez bénéficier de mesures de soutien.

Pour éviter de rencontrer des délais administratifs qui pourraient retarder la mise en place de vos accommodements scolaires, il est important de planifier votre entrée à l’université le plus tôt possible, et ce, dès votre admission. En effet, certains accommodements ou services spécialisés prennent davantage de temps à organiser. En informant rapidement l’université de votre situation, vous diminuez les risques de subir un retard dans la mise en place des mesures de soutien requises pour la poursuite de vos études. Consultez la marche à suivre pour plus de détails à ce sujet.

La mise en place des mesures de soutien est une responsabilité partagée entre la personne en situation de handicap et l’établissement qui l’accueille. Voici un résumé des étapes qui sont de votre responsabilité en tant que personne étudiante qui demande les services.

Déclarer votre situation

Afin de bénéficier d’un accompagnement personnalisé à vos besoins, vous devez d’abord informer l’établissement de votre situation. Il vous faut donc rencontrer obligatoirement un ou une conseillère aux étudiants en situation de handicap. Pour ce faire, un formulaire de consultation est à compléter, indiquant la raison principale de votre demande. Vous aurez à prendre rendez-vous selon vos disponibilités, directement dans le calendrier de réservation du service, pour une rencontre qui peut se dérouler en présence ou à distance, selon vos préférences. Cette première rencontre sera le moment de parler de votre situation et de connaitre les différentes options disponibles pour pallier aux obstacles potentiels.

Prendre en considération les délais entre le moment où vous remplissez votre demande de consultation  et la mise en place concrète d’accommodements. En outre, aucune nouvelle ouverture de dossier ne sera effectuée pendant le dernier mois de chaque trimestre.

Fournir les documents requis

Avant votre première rencontre, pensez à rassembler les documents qui pourront servir à appuyer votre demande. En effet, il est de votre responsabilité de fournir toutes les informations pertinentes à la compréhension de vos besoins afin de permettre à la personne conseillère de vous proposer les ressources appropriées.

Tout document rempli par une personne habilitée en vertu du Code des professions ou d’une loi professionnelle particulière peut convenir. Ainsi, les certificats médicaux ou les rapports d’évaluation de type diagnostic sont les documents idéaux car ils dressent habituellement un portrait concret de vos forces et des défis liés à votre condition. Très souvent, le secrétariat des cliniques médicales peut fournir de telles preuves sans devoir nécessairement prendre rendez-vous avec votre médecin.

Par ailleurs, si vous avez rencontré un membre d’un autre ordre professionnel, vous pouvez communiquer directement avec lui afin d’obtenir une copie des rapports d’évaluation contenus à votre dossier. Les normes d’exercice et les règlements sur la tenue de dossiers peuvent différer d’un ordre professionnel à l’autre, mais ils prévoient habituellement une durée de conservation de quelques années.

Si vous avez déjà effectué une demande d’accommodement dans un autre établissement d’enseignement, vous pouvez également communiquer avec le personnel des services concernés afin d’autoriser le transfert de vos documents confidentiels. En effet, en raison de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les informations ou documents tels que d’anciens plans d’intervention ne circulent jamais d’un établissement à l’autre, à moins que la personne concernée n’y consente de façon explicite.

Collaborer à l’évaluation des besoins

L’analyse de vos besoins scolaires est à la base du plan d’accompagnement personnalisé qui sera élaboré lors de votre première rencontre avec le ou la conseillère aux personnes étudiantes en situation de handicap. Les documents attestant de votre situation sont une excellente source d’information, et en tant que personnes qui demandent les services, vous êtes les mieux placés pour parler de votre réalité.

Sous la forme d’échange, la rencontre avec votre conseiller ou conseillère sera le moment de discuter sur votre projet d’études, vos aspirations et vos rêves, sur vos forces et vos ressources personnelles, mais aussi sur les défis engendrés par votre condition. L’objectif sera d’identifier les obstacles potentiellement discriminatoires et d’examiner les options disponibles pour vous soutenir.

En parlant ouvertement avec le conseiller ou la conseillère, vous permettrez une meilleure compréhension de votre situation et un plan d’accompagnement plus proche de vos besoins réels. La relation de confiance avec votre conseiller ou conseillère est importante, et ce dernier pourra vous assurer de l’entière confidentialité des informations qui seront transmises dans le cadre de vos échanges.

Informer le personnel enseignant de vos accommodements

Au terme de l’évaluation de vos besoins, vous aurez peut-être des accommodements à mettre en place dans le cadre des activités pédagogiques prévues à votre programme, que ce soit en contexte d’apprentissage ou d’évaluation. Si tel est le cas, les personnes responsables de votre formation académique doivent être informées afin de collaborer à leur mise en œuvre.

Pour vous aider dans cette démarche, les Services d’accueil et de soutien vous fourniront une lettre d’attestation d’accommodement que vous devrez transmettre au personnel enseignant concerné chaque début de trimestre. De cette façon, si un accommodement ne peut être mis en place en raison d’une contrainte excessive, des alternatives pourront être réfléchies afin de vous permettre d’atteindre les standards de réussite sans discrimination ni privilèges. Cette étape constitue d’ailleurs une des responsabilités principales du personnel enseignant en ce qui concerne votre inclusion scolaire, car ces derniers doivent juger si les recommandations d’accommodement formulées sur votre lettre entravent le développement des compétences essentielles à votre programme d’études. En ce sens, vous devrez effectuer cette démarche d’information chaque début de trimestre, par le biais de cette lettre d’attestation d’accommodement.

Enfin, sachez que la politique institutionnelle d’accueil et de soutien aux personnes étudiantes en situation de handicap stipule que vous devez fournir cette lettre au personnel enseignant en début de trimestre sans quoi la mise en place de vos accommodements pourraient vous être refusée.

Planifier vos accommodements en examen

Dans le cas où des accommodements sont recommandés pour pallier certaines limitations qui surviennent dans le cadre de vos activités d’évaluation, en plus de transmettre votre lettre d’attestation d’accommodement au personnel enseignant, vous devrez effectuer une démarche supplémentaire pour informer notre équipe des dates importantes pour lesquelles vous souhaitez que vos accommodements soient organisés. Vous seuls pouvez décider si vos accommodements sont nécessaires en fonction des contextes spécifiques propres aux activités d’évaluation prévues dans vos cours. Par conséquent, vous avez la responsabilité de réaliser cette démarche et de respecter les délais qui sont nécessaires à cette planification.

Pour tous les détails sur la procédure, les délais à respecter et le mode de fonctionnement, référez vous au courriel qui vous aura été envoyé par les Services adaptés aseh@uqac.ca en début de trimestre.

Cet aide-mémoire peut vous aider à travers vos démarches.

Accompagnement physique

Un accompagnement continu ou sporadique dans la réalisation de l’ensemble ou de certaines des tâches personnelles et scolaires, au quotidien ou sur une base hebdomadaire, peut être offert en fonction des besoins identifiés. Cet accompagnement a lieu dans l’environnement scolaire lors des activités de formation théoriques ou pratique, en classe ou hors classe sur le campus, et peut inclure:

• l’accompagnement physique pour les besoins de base (aide à l’habillage, à l’hygiène personnelle ou à l’alimentation);
• l’accompagnement physique dans l’environnement de l’établissement d’enseignement (aide à l’arrivée à l’établissement d’enseignement et au départ, aide aux déplacements dans l’établissement ou aide au transport du matériel scolaire);
• l’accompagnement physique en prévision du soutien aux études (accompagnement dans certains ou dans tous les cours, aide au laboratoire, disposition des effets sur la table de travail (cahiers, livres, notes de cours, etc.), assistance lors des examens et des travaux, aide à la recherche en bibliothèque, aide à la manipulation de matériel scolaire (tourner les pages, les manipuler, etc.) ou accompagnement en stage);
• l’accompagnement physique dans les relations avec autrui (aide à la communication, assistance lors de travaux d’équipe en dehors des heures de cours, assistance et accompagnement lors des rencontres avec le personnel enseignant ou le directeur de programme ou accompagnement lors des activités scolaires nécessaires à la réussite de l’étudiant).

Ces services doivent être prévus à l’avance considérant le temps nécessaire au recrutement et à l’embauche du personnel qualifié.

Adaptation en médias substituts

L’adaptation de tout média requis et utilisé par les personnes ne pouvant lire l’imprimé en raison d’une déficience perceptuelle est possible. Les principaux médias substituts sont le braille, l’agrandissement des caractères d’impression et les fichiers numériques accessibles.

La Société québécoise de gestion collective des droits de reproduction Copibec offre un vaste catalogue de documents numériques accessibles compatibles avec les outils d’aide à la lecture tels que Word Q et Lexibar pour les personnes aux études qui ont un plan d’intervention en raison d’une situation de handicap de type sensoriel, physique ou neurologique. L’achat de ces documents peut être effectué par la personne elle-même, grâce au site d’achat DONA. Le guide d’utilisation explique étape par étape comment créer un compte, acheter un document numérique ou demander l’accès à un document numérique non disponible dans le catalogue.

Notez que si vous possédez déjà la version imprimée du document avec votre preuve d’achat, il est possible d’obtenir la version numérique en ne payant seulement que les frais administratifs au montant de 6 $ par document.

Soutien financier

Le Programme d’allocation pour les besoins particuliers permet aux personnes admissibles au Programme de prêts et bourses de l’Aide financière aux études de bénéficier d’une aide supplémentaire pour couvrir des dépenses liées au transport ou au logement, selon certaines conditions. Le Service d’aide financière de l’UQAC peut vous accompagner dans vos démarches.

Bourses

La Fondation de l’UQAC offre une programmation de bourses d’excellence prévoyant des concours spécifiques pour soutenir la persévérance scolaire, notamment pour les personnes aux études vivant avec une situation de handicap permanente. Pour y participer, un formulaire en ligne doit être complété, permettant à votre candidature d’être considérée pour l’ensemble des bourses auxquelles vous êtes admissible. Vous pouvez consulter la liste de toutes les bourses de soutien disponibles afin de connaître leurs critères de sélection spécifiques.

D’autres bourses d’admission, d’exemption et d’excellence sont également offertes à l’ensemble de la communauté étudiante de l’UQAC. Pour des renseignements ou de l’accompagnement à ce sujet, communiquez avec l’équipe de l’aide financière des Services aux étudiants.

Interprétariat en langage visuel et transcription

Des services d’interprétariat peuvent être offerts pour les cours, les laboratoires et toutes autres activités scolaires obligatoires dans le cadre de la formation. Ces services sont externes à l’université mais nous offrons l’accompagnement pour le recrutement et l’embauche de personnels qualifiés. Nous nous chargeons également de la rémunération selon les taux horaires remboursables en vigueur dans les balises de gestion pour le soutien à l’intégration des personnes en situation de handicap du Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur.

Notez que le manque de main d’œuvre qualifiée peut rendre ce service temporairement indisponible. Il est donc important de planifier votre arrivée avant le début du trimestre, si cette mesure est nécessaire à la poursuite des études.

Prise de notes

Des services de prise de notes par un pair peut être offert si cette mesure est identifiée comme étant nécessaire à la poursuite des études et inscrite au plan d’accompagnement personnalisé. Un formulaire est à compléter pour faire la demande pour un cours. Nous sommes responsables du recrutement et de la rémunération de la personne embauchée. Le dépôt des notes s’effectue sur Moodle dans un nouvel onglet réservé à cette fin, lequel sera accessible via votre portail étudiant. Après avoir envoyées vos demandes, consultez votre boite courriel UQAC pour tous les détails.

Que vous utilisiez cette mesure de soutien ou non, nous invitons toute la population étudiante à consulter les infographies portant sur différentes méthodes pour prendre des notes de façon efficace.

Transport adapté 

Le service de transport adapté offert par la Société de transport du Saguenay s’adresse aux personnes qui, en raison de leurs limitations, ne peuvent utiliser le service de transport en commun régulier. Le territoire couvert par  la STS s’étend aux secteurs de Jonquière, Chicoutimi, La Baie, Laterrière, Lac-Kénogami, Shipshaw et une partie de Canton Tremblay. En cotisant à Accès libre (les coûts de la carte sont inclus dans vos frais d’inscription) vous n’avez pas à débourser de montant supplémentaire pour utiliser le transport adapté de la STS.

Pour les personnes qui habitent dans un territoire non couvert par le transport adapté public de la STS, d’autres solutions peuvent être envisagées, notamment à l’aide du Programme d’allocation pour les besoins particuliers de l’Aide financière aux études. Pour toutes les informations, consultez leur site web ou communiquez avez une personne de l’équipe du Soutien financier.

L’organisation du transport est sous la responsabilité de la personne étudiante.

Notre équipe est disponible pour accompagner toutes les personnes étudiantes de l’UQAC, incluant celles en provenance de l’international. Toutefois, des considérations importantes sont à retenir concernant la disponibilité des accommodements offerts, notamment en ce qui concerne l’accès à certains services spécialisés, lesquels pourraient vous exiger d’assumer des frais additionnels par leur prestation de travail.

Il est donc primordial de communiquer avec notre équipe avant votre arrivée sur le campus en remplissant une demande de consultation pour connaitre les options que peut vous offrir l’UQAC. Idéalement, cette démarche devrait être effectuée dès le moment où vous envisagez de poursuivre des études à l’étranger, afin de prendre une décision éclairée et d’éviter les mauvaises surprises.

Cette infographie résume les principales informations à considérer si un séjour à Chicoutimi vous intéresse.

Étudiants internationaux en SH

Au début du trimestre, ou après la première rencontre, chaque personne étudiante qui bénéficie d’accommodement en raison d’une situation de handicap et qui est inscrite à l’un de vos cours reçoit une lettre d’attestation d’accommodement produite et signée par la personne conseillère qui l’a rencontrée. Ce document décrit les formes de soutien requises pour la poursuite des études de la personne en objet.

Les recommandations sont formulées avec une vision générale du cheminement scolaire de la personne en situation de handicap. Par conséquent, il est possible que certains accommodements ne s’appliquent pas à votre formule pédagogique, ou encore qu’elles soulèvent des doutes quant à l’atteinte d’une exigence essentielle à votre cours. Si tel est le cas, n’hésitez pas à entrer en contact avec la conseillère ayant émis la lettre afin de bien comprendre la besoin de la personne étudiante de votre cours. En tant qu’institution d’enseignement, notre obligation d’accommodement nous amène à devoir réfléchir aux alternatives possibles pour viser la pleine égalité des chances.

La personne étudiante en situation de handicap qui bénéficie d’accommodement applicable lors des activités d’évaluation et qui désire s’en prévaloir doit réaliser une démarche auprès du service d’accueil et de soutien pour informer le personnel administratif de ses intentions. Par le biais d’un courriel prévu à cet effet, la personne étudiante est invitée à remplir des tableaux où les informations suivantes y sont demandées:

• la date des évaluations pour lesquelles elle souhaite bénéficier de ses accommodements
• l’heure de début de l’évaluation
• la durée allouée pour la réalisation de l’évaluation
• le matériel permis par la personne responsable du cours
• les modalités spécifiques à la passation (à distance, sur le campus, sur Moodle, à livres ouverts, etc.). 

Ces informations doivent être acheminées au personnel administratif dès le début du trimestre, idéalement, ou au minimum 14 jours avant la date de l’évaluation. Ce délai est indispensable au personnel administratif des services pour l’organisation de la suite des choses. Par conséquent, les demandes acheminées après le délai de 14 jours sont refusées.

Les personnes étudiantes sont informées de cette procédure dès la première rencontre avec la conseillère, et un rappel leur est envoyé au début de tous les trimestres, avec l’envoi des tableaux qu’ils doivent remplir.

Treize jours avant la date de chacune des activités d’évaluation pour lesquelles des demandes d’accommodements ont été acheminées au service dans les délais prévus, le personnel des services communiquera par courriel avec le ou la titulaire du cours. Cette première correspondance vise à valider les informations que les personnes étudiantes ont envoyées au service pour ce qui est de leurs évaluations avec accommodement. C’est donc le moment de vérifier si les modalités d’évaluation acheminées au service sont exactes et de nous indiquer si l’évaluation implique la réservation de matériel informatique et de logiciels spécifiques.

À noter qu’une réponse tardive à ce courriel peut entrainer des conséquences préjudiciables pour la personne étudiante. Par conséquent, un retour est attendu idéalement dans un délai de 24 à 48h après la réception du courriel.

En raison du nombre élevé d’activités d’évaluation avec accommodement prises en charge par le personne administratif des services, il est important d’acheminer les questionnaires d’évaluation le plus tôt possible, ou au moins 24 h avant l’heure prévue. Ce délai est nécessaire pour permettre à l’équipe d’effectuer les dernières étapes du processus en respectant l’horaire de  travail régulier.

Les questionnaires imprimés peuvent être déposés en tout temps à deux endroits:

(Notez que si les bureaux sont fermés, une boite barrée à clé située près de la porte est disponible pour déposer vos copies.)

• Au bureau des Services aux étudiants (local P1-1040)
• À la réception du pavillon principal (local P1-1010)

Les questionnaires numériques peuvent être envoyés par courriel:

• À l’adresse asesh@uqac.ca

(Les questionnaires numériques doivent être acheminés en version accessible compatible avec les logiciels d’aide à la lecture. Habituellement, les documents Word fonctionnent très bien. Les documents PDF doivent toutefois être formatés, ce qui peut engendrer des erreurs d’affichage sur la version accessible.)

Après la passation de l’examen, toutes les copies sont retournées à la réception du Pavillon principal situé au P1-1010. Lorsque le personnel de la réception reçoit un examen complété, il envoie un courriel au titulaire du cours afin de l’informer que ses questionnaires peuvent être récupérés directement sur place.

À noter que par précaution, aucun questionnaire n’est transmis via service postal.