13 août 2018

Permanent Secrétaire de direction – Service des ressources humaines

Université du Québec à Rimouski – Affiché par 58filsRimouski, Québec, Canada

NOTE : Cette offre d'emploi n'est plus valide car elle est expiré depuis plus de 30 jours.

Logo_UQAR

Informations sur l'offre d'emploi

L’Université du Québec à Rimouski est à la recherche de talent afin de pourvoir à un poste de secrétaire de direction affecté(e) au Service des ressources humaines.

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous l’autorité immédiate de la directrice ou du directeur du Service des ressources humaines, cette personne exerce de façon autonome diverses fonctions à caractère administratif. Elle accomplit différentes activités relatives à l’organisation et au bon fonctionnement du Service des ressources humaines. Elle travaille en collaboration avec la directrice ou le directeur, les conseillères ou conseillers en gestion des ressources humaines et les autres membres du personnel du Service des ressources humaines. Elle assure la coordination de plusieurs activités et dossiers dans les différentes sphères de la gestion des ressources humaines.

AFFECTATION ET STATUT
– Personnel administratif (non syndiqué)
– Service des ressources humaines
– Poste régulier à temps plein – Campus de Rimouski
– Date d’entrée en fonction : Dès que possible
– Horaire de travail : 35 heures par semaine, selon le paragraphe 12,02 du Protocole administratif en vigueur

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
TRAVAIL GÉNÉRAL DE BUREAU
– Assure les communications de première ligne entre la direction et les différents intervenants internes et externes.
– Reçoit et gère les appels téléphoniques du Service des ressources humaines, répond aux questions relevant de sa compétence ou achemine les appels aux personnes concernées.
– Dépouille le courrier pour l’ensemble du Service des ressources humaines, le distribue et assure le traitement et le suivi de façon autonome de diverses correspondances.
– Effectue différentes tâches cléricales en support à la directrice ou au directeur du Service des ressources humaines ainsi qu’aux autres membres de l’équipe selon les besoins.
– Diffuse, sur le babillard électronique de MOODLE, tous les communiqués concernant le personnel (liste des jours fériés, nominations, communiqués sur les élections, etc.).
– Maintient à jour un classement fonctionnel et sécuritaire des dossiers en tenant compte du caractère confidentiel des dossiers et en assure l’épuration.

SOUTIEN À LA DIRECTION
– Assure le suivi de l’agenda de la directrice ou du directeur du Service des ressources humaines.
– Rédige certaines correspondances en effectuant les recherches et la cueillette des renseignements nécessaires de façon autonome et en assure le suivi.
– Participe à l’élaboration et à la révision des politiques du Service.
– Planifie différentes rencontres et s’assure de la logistique (planification annuelle des rencontres de service et divers comités, préparation des ordres du jour, réservation des salles, prévision du matériel requis, suivi des absences, etc.).
– Participe à certains comités ou rencontres et rédige les procès-verbaux.
– Effectue le suivi des absences du personnel du Service et s’assure que chaque personne ait complété leur fiche d’assiduité.

DOTATION DES RESSOURCES HUMAINES
– Assure l’application et le suivi du processus d’affichage à l’interne selon les règles prévues aux différentes conventions collectives : procède à l’affichage des postes, identifie l’ancienneté des candidates ou candidats, administre et corrige les tests, contacte les candidates ou candidats pour leur offrir un poste, etc.).
– Prépare les éléments de justification en lien avec la nomination découlant d’un processus de promotion ou mutation interne, lors de litige.
– Effectue, dans le cadre du recrutement externe du personnel du groupe bureau (commis, secrétaires, agentes d’administration), différentes tâches relatives au processus de dotation dont : analyse des curriculum vitae, administration et correction des tests, participation aux entrevues de sélection, confirmation d’emploi et planification de l’embauche.
– Coordonne les stages pour les programmes de bureautique.

RELATION DE TRAVAIL
– Procède à l’ouverture et assure le suivi administratif des dossiers de griefs.
– Effectue des cueillettes d’information suite au dépôt d’un grief (SCFP, SEES).
– Rédige ou transcrit des projets d’entente à caractère confidentiel.
– Dans le cadre de processus de négociations, prépare les documents des propositions de l’employeur et contribue à la recherche d’informations.
– Assure le suivi de la logistique des activités de négociation des conventions collectives, transcrit et corrige les textes découlant des travaux en cours de négociation.
– Rédige et corrige différentes correspondances officielles et confidentielles en relation avec la gestion du personnel de l’organisation (avis disciplinaire et administratif, congédiement, ententes particulières de fin d’emploi ou autres, etc.).
– Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
– La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne employée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

EXIGENCES RELIÉES AU POSTE
– Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
– Quatre (4) années d’expérience pertinente dans des fonctions de secrétaire de direction
– Dextérité permettant de dactylographier 40 mots/minute
– Excellente maîtrise du français parlé et écrit et bonne connaissance des logiciels de la famille Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)

AVANTAGES À TRAVAILLER À L’UQAR
– Environnement de travail paisible et stimulant
– Horaire d’été (congés les vendredis après-midi)
– Activités de perfectionnement et de formation
– Programme complet et très concurrentiel d’avantages sociaux
Sur le campus :
o Service des activités physiques et sportives (SAPS)
o Centre de la petite enfance (garderie)
o Plusieurs espaces verts
o Terminus du transport en commun
o Guichet automatique
o Coop étudiante
o Cafétéria, café et bar

Futur complexe glaces et piscines à venir pour l’hiver 2019 sur un terrain adjacent à celui du campus (https://goo.gl/vG1p3D)
Au sein de la métropole régionale qu’est Rimouski en raison de ses nombreux services offerts (https://goo.gl/68Rsq1)

Pour de plus amples informations à propos de l’UQAR : https://www.uqar.ca/

TRAITEMENT SALARIAL

Selon le protocole établissant les conditions de travail du personnel administratif de l’établissement, soit dans une échelle de salaire annuel se situant entre 43 410 $ et 59 076 $.

Comment postuler

Les personnes intéressées à ce poste ont jusqu’au jeudi 30 août 2018, 16 h 30 pour faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse courriel suivante : recrut-b_srh@uqar.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature, mais la priorité sera donnée aux Canadiens et aux résidents permanents. Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques et les autochtones. Toute candidature sera traitée confidentiellement. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Catégories d'emploi : Administration. Horaire de travail : Permanent. Mots-clef : adjointe, direction, ressources humaines et secrétaire.

73 total views, 2 today

Postuler à cette offre d'emploi